Datenschutzerklärung

5.1 Konto und Anmeldung

E-Mail-Adresse, Name, optional Telefonnummer und Profilbild, Rolle und Berechtigungen innerhalb des Teams. Das Passwort wird ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert und ist für uns nicht lesbar. Dazu kommen Ihre Oberflächeneinstellungen sowie die Benachrichtigungseinstellungen einschließlich frei wählbarer Ruhezeiten.

Beim Zurücksetzen des Passworts wird ein zeitlich befristeter Token als Hash abgelegt; der Klartext steht nur in der versendeten E-Mail.

5.2 Cookies und lokale Speicherung

Siehe § 6.

5.3 Protokoll- und Sicherheitsdaten

Für Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsschutz werden IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent) an einigen Stellen gespeichert. Wir nennen sie einzeln, weil eine pauschale Formulierung hier zu wenig wäre:

5.4 Kunden- und Interessentenverwaltung

Firmenname, Ansprechpartner mit Vor- und Nachname, Position und Abteilung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Website, Öffnungszeiten sowie frei eingegebene Notizen. Dazu Verkaufschancen mit geschätztem Wert und Abschlusswahrscheinlichkeit, Aufgaben mit Zuständigkeit und Fälligkeit sowie ein fortlaufendes Aktivitätenprotokoll (wer hat wann was getan, welche Notiz wurde hinterlegt).

Bei Kunden kommen kaufmännische Daten hinzu: Kundennummer, UID-Nummer, Zahlungsziel, abweichende Rechnungsanschrift und Rechnungs-E-Mail sowie — sofern erteilt — die Daten eines SEPA-Lastschriftmandats einschließlich IBAN und BIC.

5.5 Herkunft von Interessentendaten (Information nach Art. 14 DSGVO)

Konkret werden folgende Quellen genutzt:

• Google Maps / Places — Firmenname, Anschrift, Telefonnummer, Website, Öffnungszeiten und die Google-Kennung des Eintrags.
• Die öffentlich erreichbare Website des Unternehmens. Ein automatisierter Abruf öffnet die Startseite und bis zu drei Unterseiten (typischerweise Kontakt, Impressum, Über uns) und liest dort E-Mail-Adressen und Telefonnummern aus. Funktionspostfächer wie noreply@ werden dabei ausgeschlossen; personenbezogene Adressen der Form vorname.nachname@firma.at werden bevorzugt übernommen, weil sie den zuständigen Ansprechpartner erkennen lassen.
• Technische Bewertung der Website — Verschlüsselung, Mobiltauglichkeit, Ladezeit, erkanntes Redaktionssystem, Vorhandensein von Cookie-Hinweis und Datenschutzerklärung. Für das Ersterscheinungsjahr wird die Adresse der Website an das Internet Archive (Wayback Machine, USA) übermittelt.
• Von Ihnen selbst, wenn Sie ein Kontaktformular ausgefüllt, eine Empfehlung ausgesprochen oder mit einem Team korrespondiert haben.
• Importe aus Tabellen oder über unsere Programmierschnittstelle, die ein Team selbst einspielt.

Aus diesen Angaben wird automatisiert eine Bewertungszahl gebildet (siehe § 13). Zusätzlich kann eine KI-gestützte Recherche durchgeführt werden, die auch öffentlich auffindbare Informationen über den Ansprechpartner zusammenträgt — dazu § 7.

Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen im unternehmerischen Verkehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Ein Widerspruch genügt formlos an agency@visualy.at oder an das Team, das Sie kontaktiert hat; die Daten werden dann gelöscht oder für weitere Ansprache gesperrt.

5.6 E-Mail-Postfächer, Versand und Reaktionsmessung

Teams können ihr eigenes E-Mail-Postfach anbinden. Die Zugangsdaten für Abruf (IMAP) und Versand (SMTP) werden verschlüsselt gespeichert. Beim Abgleich werden vollständige Nachrichten in unsere Datenbank übernommen: Absender, Empfänger, Kopieempfänger, Betreff, Datum, Text- und HTML-Inhalt sowie Angaben zu Anhängen. Damit enthält der Datenbestand zwangsläufig auch Korrespondenz mit Personen, die nichts mit vOS zu tun haben. Bei gemeinsam genutzten Postfächern ist dieser Inhalt für alle berechtigten Teammitglieder sichtbar.

Versendete Nachrichten werden mit Empfänger, Betreff und vollständigem Inhalt protokolliert. Ob dabei die Reaktion gemessen wird, hängt vom Zweck der Nachricht ab:

Wird gemessen, enthält die Nachricht ein 1×1 Pixel großes Bild, dessen Abruf Zeitpunkt und Browserkennung festhält; Links werden über eine Weiterleitung geführt, die den Zeitpunkt und die Zieladresse festhält. Automatisierte Abrufe durch Sicherheitsfilter werden erkannt und gesondert markiert. Beim Aufruf einer Angebotsseite werden zusätzlich Zeitpunkt und Anzahl der Aufrufe gespeichert.

5.7 Angebote, Rechnungen, Mahnwesen und elektronische Unterschrift

Angebots- und Rechnungsdaten mit Positionen, Leistungsbeschreibungen, Beträgen, Leistungszeitraum und Zahlungsstatus. Im Mahnwesen kommen Mahnstufe, offener Betrag, Mahngebühr und der Mahntext hinzu — daraus ergibt sich mittelbar eine Aussage über das Zahlungsverhalten.

Wird ein Angebot oder Dokument elektronisch unterschrieben, speichern wir das Unterschriftsbild, den angegebenen Namen, den Zeitpunkt und die IP-Adresse der unterzeichnenden Person. Diese Angaben werden zusätzlich sichtbar in die erzeugte PDF-Kopie gedruckt, da sie dort dem Nachweis des Zustandekommens dienen. Erfasst wird ausschließlich das gezeichnete Bild — keine Druck-, Geschwindigkeits- oder sonstigen Schreibmerkmale, die eine biometrische Auswertung erlauben würden.

5.8 Buchhaltung und Bankdaten

Teams können Kontoauszüge einspielen. Ein Umsatz enthält Buchungs- und Valutadatum, Betrag, Verwendungszweck, Zahlungsreferenz sowie Namen und IBAN der Gegenseite — darunter regelmäßig Privatpersonen, die selbst keine Nutzer sind. Verwendungszweck, Zahlungsreferenz, Name und IBAN werden in der Datenbank verschlüsselt abgelegt (AES-256-GCM).

Belege werden als Datei gespeichert; Betrag, Datum, Lieferant, Rechnungsnummer und Umsatzsteuer werden daraus durch reine Textauswertung ohne KI ausgelesen. Optional kann ein Team ein eigenes Cloud-Archiv (WebDAV, etwa Nextcloud oder ownCloud) hinterlegen, in das Belege zusätzlich gespiegelt werden — Betreiber und Standort dieses Archivs bestimmt das Team selbst.

5.9 Zahlungen

Zahlungen werden über Stripe abgewickelt. An Stripe übermittelt werden Firmenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsanschrift und der Zahlungsbetrag.

Karten- und Kontodaten werden ausschließlich von Stripe erhoben und erreichen unsere Server nicht. Bei uns gespeichert werden lediglich die Stripe-Kennungen, die Art und Marke des Zahlungsmittels, die letzten vier Stellen sowie Status und etwaige Fehlermeldungen eines Zahlungsversuchs. Ereignismeldungen von Stripe werden zur Nachvollziehbarkeit vollständig gespeichert.

5.10 Besprechungen und Kalender

Titel, Zeitpunkt, Ort und Notizen einer Besprechung, Tagesordnungspunkte mit erfasster Dauer sowie Teilnehmende mit Name, E-Mail-Adresse und Zu- oder Absage. Bei Terminvorschlägen an Externe werden Name und E-Mail-Adresse der eingeladenen Person sowie die getroffene Auswahl gespeichert.

Wird ein Kalender über CalDAV angebunden, werden Besprechungen dorthin übertragen und umgekehrt Kalendereinträge lokal zwischengespeichert — mit Titel, Zeitraum und Ort. Davon sind auch private Termine erfasst, sofern sie im angebundenen Kalender liegen.

5.11 Tonaufzeichnungen von Gesprächen

Teams können Besprechungen und Telefonate aufzeichnen, um daraus ein Protokoll oder eine Gesprächsnotiz zu erstellen. Das geschieht nur, wenn zuvor bestätigt wurde, dass alle Beteiligten informiert wurden und zugestimmt haben. Der angezeigte Einwilligungstext, die Namen der zustimmenden Personen und der Zeitpunkt der Bestätigung werden als Nachweis nach Art. 7 DSGVO gespeichert.

Der Ablauf im Einzelnen:

• Die Aufnahme wird auf unseren eigenen Servern gespeichert und auf eigener Infrastruktur transkribiert — es wird kein Transkriptionsdienst eines Dritten eingesetzt.
• Die Audiodatei wird unmittelbar nach erfolgreicher Transkription gelöscht. Der Zeitpunkt der Löschung wird festgehalten. Abgebrochene Aufnahmen ohne Inhalt werden nach 30 Minuten entfernt.
• Das Transkript wird anschließend zur Auswertung an unseren KI-Dienstleister übermittelt (§ 7). Daraus entstehen eine Zusammenfassung, Kernthemen, Aufgabenvorschläge und — bei Vertriebsgesprächen — eine Einschätzung des Gesprächsverlaufs.
• Transkript, Zusammenfassung und Auswertung bleiben gespeichert, auch nachdem das Audio gelöscht wurde.

Wird lediglich eine Notiz diktiert, ist kein Dritter beteiligt; es wird dann keine Einwilligung behauptet, sondern dieser Umstand festgehalten.

5.12 Kundenportal

Zugang zum Portal erhalten Kunden über einen Anmeldelink an ihre E-Mail-Adresse; der Link ist 15 Minuten gültig, die anschließende Sitzung 30 Tage. Gespeichert werden Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson, der Nachrichtenverlauf mit dem Team, hochgeladene und freigegebene Dokumente, elektronische Unterschriften (siehe 5.7) sowie eine etwaige Projektbewertung mit Note und Kommentar.

Als vertraulich gekennzeichnete Nachrichten werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert und sind mit einem Ablaufzeitpunkt versehen, nach dem ihr Inhalt entfernt wird.

5.13 Wissensdatenbank und Website-Workshops

Zu Artikeln der Wissensdatenbank werden Verfasser, Bearbeitungsverlauf und Aufrufzahl gespeichert. In Website-Workshops werden die Freitextantworten der Kundenseite, hochgeladene Dateien sowie eine automatisierte Auswertung der bestehenden Kundenwebsite gespeichert.

5.14 Benachrichtigungen

Für Benachrichtigungen im Browser wird — nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung im Browserdialog — eine Zustelladresse beim Push-Dienst Ihres Browserherstellers gespeichert (bei Chrome und Edge Google, bei Firefox Mozilla, bei Safari Apple). Inhalt und Titel der Benachrichtigung laufen über diesen Dienst.

Für die iOS-App gilt § 8. Versendete Benachrichtigungen werden mit Titel und Text protokolliert.

5.15 Programmierschnittstelle und ausgehende Meldungen

Teams können Zugriffstoken für unsere Programmierschnittstelle erstellen. Jeder Zugriff wird mit Pfad, Statuscode, IP-Adresse, Browserkennung und dem vollständigen Inhalt der Anfrage protokolliert. Ferner können Teams eigene Adressen hinterlegen, an die Ereignismeldungen (etwa zu Abonnements oder Kampagnen) übermittelt werden; Empfänger und Ziel bestimmt dabei das Team.

8.1 Anmeldung

Die App kennt kein Passwort. Sie geben Ihre E-Mail-Adresse ein und erhalten einen Anmeldelink sowie einen sechsstelligen Code; beides ist 15 Minuten gültig und nur einmal verwendbar. Übermittelt werden dabei Ihre E-Mail-Adresse, eine von der App erzeugte Installationskennung sowie IP-Adresse und Gerätekennung der Anfrage.

Nach erfolgreicher Anmeldung werden Zugangstoken im Schlüsselbund des Geräts abgelegt — ausdrücklich ohne Aufnahme in die iCloud-Sicherung und ohne Übertragung auf andere Geräte. Der Sitzungstoken wird bei jeder Verwendung erneuert; wird ein bereits verbrauchter Token erneut vorgelegt, werden aus Sicherheitsgründen alle Sitzungen des Geräts beendet.

Ein Konto lässt sich in der App nicht anlegen und nicht löschen, weil Konten ausschließlich durch uns beziehungsweise das jeweilige Team eingerichtet werden. Für die Löschung genügt eine Nachricht an agency@visualy.at oder an Ihre Ansprechperson.

8.2 Gerätebezogene Daten

Zu jedem angemeldeten Gerät speichern wir:

• eine von der App selbst erzeugte Installationskennung (Zufallswert),
• die Zustelladresse für Benachrichtigungen (APNs-Token),
• Gerätebezeichnung, Gerätemodell, iOS-Version, App-Version und Build-Nummer,
• Zeitpunkt und IP-Adresse der letzten Anmeldung — damit Sie in den Einstellungen fremde Geräte erkennen und aus der Ferne abmelden können.

Die App verwendet keine Werbekennung (IDFA) und nicht die Anbieterkennung des Geräts; sie zeigt keine Abfrage zur App-übergreifenden Verfolgung an, weil sie nicht verfolgt.

8.3 Berechtigungen

Die App fragt genau vier Berechtigungen ab, jeweils erst dann, wenn Sie die zugehörige Funktion nutzen:

Nicht abgefragt werden: Standort, Adressbuch, Kalender, Erinnerungen, Gesundheitsdaten und Bluetooth. Die App erhebt keine Standortdaten — weder im Vordergrund noch im Hintergrund.

8.4 App-Sperre mit Face ID

Die App lässt sich mit Face ID, Touch ID oder dem Gerätecode sperren. Gespeichert wird dazu ausschließlich die Information, ob die Sperre aktiv ist — zwei Schalter auf dem Gerät, sonst nichts.

Biometrische Merkmale verlassen Ihr Gerät nicht und sind für uns zu keinem Zeitpunkt zugänglich. Die Prüfung übernimmt das Betriebssystem in der Secure Enclave und meldet der App lediglich „erfolgreich“ oder „nicht erfolgreich“ zurück. Für Team-Konten ist die Sperre ab Werk aktiv, weil auf diesen Geräten Daten aller Kunden einsehbar sind.

8.5 Belegerfassung

Beim Scannen eines Belegs findet die Texterkennung vollständig auf Ihrem Gerät statt (Apple Vision). Weder das Bild noch der erkannte Text wird zur Auswertung an Dritte gegeben; es kommt kein Cloud-Texterkennungs- oder KI-Dienst zum Einsatz. Übertragen wird ausschließlich das fertige, durchsuchbare PDF an Ihre eigene vOS-Instanz. Auf die Fotomediathek wird dabei weder lesend noch schreibend zugegriffen.

8.6 Anruferkennung

Im Team-Modus kann die App der Telefon-App von iOS vorab eine Liste aus Telefonnummer und Beschriftung („Muster GmbH · Kunde“) bereitstellen, damit ein eingehender Anruf nicht als bloße Nummer erscheint. Dazu werden Telefonnummern und Firmennamen der eigenen Interessenten und Kunden auf das Gerät übertragen und dort in einer Datei abgelegt.

Weil diese Funktion erfahrungsgemäß Fragen aufwirft, im Einzelnen:

• Die Nummern stammen aus der eigenen Kundenverwaltung, nicht aus Ihrem Adressbuch. Die App fordert keinen Adressbuchzugriff an und kann das Adressbuch technisch nicht lesen.
• Es wird nichts hochgeladen. Die Richtung ist einbahnig: Server → App → Datei auf dem Gerät.
• Die zuständige Systemerweiterung hat keinen Netzzugang und keinen Zugriff auf Ihre Anmeldedaten.
• Wir erfahren nicht, dass ein Anruf stattgefunden hat. Es gibt keine Rückmeldung, kein Anrufprotokoll und keine Auswertung.
• Die Funktion ist ab Werk ausgeschaltet und muss in den iOS-Einstellungen freigeschaltet werden.
• Beim Abmelden wird die Liste geleert, damit das Gerät die Kontakte eines früheren Arbeitgebers nicht weiter benennt.

8.7 Benachrichtigungen an Apple

Benachrichtigungen werden über den Apple Push Notification service zugestellt. Dabei werden die Zustelladresse Ihres Geräts sowie Titel und Text der Benachrichtigung an Apple übermittelt. Diese Inhalte können personenbezogene Angaben enthalten — etwa die ersten Zeilen einer Nachricht, einen Firmen- oder Personennamen, einen Dokumenttitel oder eine Rechnungsnummer. Wir weisen darauf ausdrücklich hin, weil sich das technisch nicht vermeiden lässt, solange die Benachrichtigung lesbaren Inhalt zeigen soll.

Sie können Benachrichtigungen jederzeit in den iOS-Einstellungen abschalten; die App entfernt die Zustelladresse außerdem bei jeder Abmeldung.

8.8 Was auf dem Gerät gespeichert bleibt

Kunden-, Rechnungs- und Nachrichtendaten werden nicht dauerhaft auf dem Gerät abgelegt; sie werden bei jedem Start neu geladen. Dauerhaft gespeichert werden lediglich die Zugangstoken im Schlüsselbund, einige Oberflächeneinstellungen sowie die Liste für die Anruferkennung.

Eine Ausnahme, auf die wir hinweisen: Noch nicht hochgeladene Aufnahmen und Belege überleben das Abmelden. Sie verbleiben mitsamt der zugehörigen Angaben (etwa Name des Interessenten oder des Lieferanten) auf dem Gerät, bis der Upload gelingt oder Sie die App löschen. Das ist beabsichtigt, damit ein Beleg bei schlechter Verbindung nicht verloren geht.

Alle von der App angelegten Dateien sind von der iCloud-Sicherung ausgenommen.

8.9 Drittanbieter in der App

Die App enthält kein Analyse-Werkzeug, keine Absturzberichterstattung eines Drittanbieters und keine Werbebibliothek. Das einzige eingebundene Drittanbieter-Paket ist das Zahlungsmodul von Stripe; Karten- und SEPA-Daten werden dort unmittelbar erfasst und erreichen unsere Server nicht.

Absturzberichte erhalten wir ausschließlich über Apple und nur dann, wenn Sie in den iOS-Einstellungen der Weitergabe an App-Entwickler zugestimmt haben. Diese Berichte enthalten technische Angaben zum Absturz, keine Inhalte Ihres Kontos.